Bonsoir, ça fait quelques mois maintenant que je ne vous ai pas parlé de DoliSCAN pour la gestion des notes de frais avec application smartphone, le tout 100% libre (client, serveur) et auto hébergeable … et surtout interfacé avec Dolibarr 
Merci aux partenaires Dolibarr qui m’ont consacrés du temps pour faire avancer le projet en me donnant des idées et des retours d’expériences !
Voici donc ou j’en suis (je ne vais pas revenir sur le moteur du serveur doliscan et les calculs fins adaptés à la fiscalité française, détaillé ici: Notes de frais & calculs comptables (fiscalité etc.) ) mais plus sur le plugin qui permet à dolibarr de s’accrocher sur le serveur doliscan.
Donc:
- l’administrateur active le plugin doliscan sur son dolibarr (v11 et + de mémoire)
- l’administrateur configure le plugin, en particulier une étape un peu longue est de faire correspondre les types de frais avec des fournisseurs pour gérer la création automatique de factures dolibarr lorsqu’un frais a été payé avec un moyen de paiement professionnel
- ensuite chaque utilisateur concerné doit activer son compte doliscan sans sortir de dolibarr:
- et c’est la qu’on entre dans les nouveautés
- Soit chaque utilisateur décide de synchroniser son doliscan -> dolibarr … ce qui était ma vision « de base » mais biaisé par mon expérience perso ou j’ai des dolibarr avec seulement 1 ou 2 personnes qui ont des notes de frais
- Soit on voudrait que le dolibarr récupère tout seul tous les doliscan de tous les utilisateurs actifs
Et c’est ce 2° point sur lequel j’ai beaucoup avancé : nous avons maintenant une tâche planifiée (cron) qui permet de faire le boulot en arrière plan
(pour mes tests je fais une synchro toutes les 2 minutes … dans la vie réelle ça sera une fois par mois à priori)
Et l’administrateur peut voir tous les DoliSCAN de tous les utilisateurs
Il me reste à gérer les éventuelles erreurs du cron et surtout les reprises sur erreur, ça sera sans doute long mais je pense que quelques early-users peuvent se manifester si vous voulez essayer ça serait avec plaisir !
Après import, on aura donc:
- des factures fournisseurs pour chaque frais payé avec un moyen de paiement « pro » (exemple la CB entreprise)
- des notes de frais dolibarr pour tout le reste
Et pour chaque facture la photo de la facture faite avec DoliSCAN est jointe comme document support. Et idem pour les frais
Exemple pour une note de frais qui se retrouve ventilée dans dolibarr:
vous pouvez voir la liste des documents joints, et si vous cliquez sur l’un d’entre eux:
Et de l’autre côté pour une facture fournisseur par exemple du carburant payé avec la cb de l’entreprise
vous voyez le document joint qui est tout simplement la photo du justificatif
Voilà c’est tout pour ce soir …
