Notes de frais & calculs comptables (fiscalité etc.)

erics · Juin 10, 2020, 1:18

Hello à tous,
je suis en train d’avancer à grand pas dans l’interfaçage de DoliSCAN (logiciel libre de gestion de notes de frais) avec Dolibarr et je me pose quelques questions au niveau de ce que j’expédie dans Dolibarr … en particulier tout ce qui concerne les calculs comptables de fiscalité lié aux notes de frais.

Je m’explique: les notes de frais, c’est un truc assez particulier, si on regarde par exemple uniquement les questions de calculs liés aux indemnités kilométriques c’est assez lourd à implémenter et chaque pays a ses règles.

Je ne crois pas avoir vu de moteur de calcul des règles dans dolibarr, donc j’ai envie de dire que ce que doliscan calcule doit être utilisé et on envoie dans dolibarr les données traitées.

D’un autre côté on pourrait avoir envie d’avoir dans dolibarr les données brutes … en espérant voir un jour un moteur de calcul des règles fiscales & comptables.

Donc je fais quoi ?

L’export de doliscan vers un logiciel comptable est déjà fait, je manipule donc sans soucis les lignes et les calculs du genre montant HT, montant taxable (par exemple pour du carburant), les lignes de tva et la contrepartie.

Mais pour l’export dolibarr ?

Voilà ou j’en suis:

Avec l’ajout des pièces jointes automatiques :

Êtes vous d’accord si pour l’instant j’exporte vers dolibarr les données « traitées » et non les données brutes ? Ça veut dire que vous aurez un ticket de carburant diesel pour un véhicule utilitaire 6cv -> le montant indiqué dans dolibarr sera différent du ticket de carburant diesel pour un véhicule dont la fiscalité est différente.

De même pour les IK, c’est doliscan qui s’occupe de calculer les changements de seuils, de refaire les calculs en cours d’année quand le ministère publie les chiffres modifiés des remboursements d’ik etc.

Alors voilà, dès que dolibarr 12 arrive doliscan sera connectable dessus

Si vous voulez tester et participer vous êtes les bienvenus ! Attention pour l’instant le serveur de tests de doliscan ne propose pas encore le connecteur vers dolibarr.

PS: ça passe par l’API REST de Dolibarr.

erics · Juin 10, 2020, 1:44

Voilà un exemple de question « comment saisir cette facturette dans dolibarr » avec ses deux taux de tva ?

Et donc par extension comment l’importer correctement ?

erics · Juin 10, 2020, 4:58

Voilà le choix que j’ai fait:

pour résumer je « force » dolibarr via une insertion directe lors de l’appel de l’API REST (coup de bol l’appel de l’API ne contrôle pas les taux et valeures de TVA) …

Donc j’ai un frais ajouté sur ma note de frais avec le descriptif qui indique le multi taux de tva et les montants, le total de la note est conforme à ce que DoliSCAN calcule … ça me semble correct.

atm-maxime · Juin 10, 2020, 8:14

Bonjour !
Très intéressant !
2 questions :
Votre système pourrait pousser des factures fournisseurs également ?
Dans votre exemple, je ne comprends pas pourquoi vous mettez une seule ligne avec 0% de TVA en forçant le HT et le TTC via l’API. Pourquoi ne pas mettre 2 lignes avec chacune leur taux de TVA ?

erics · Juin 10, 2020, 8:21

Bonsoir @atm-maxime,
oui tout ce qui est payé par un moyen de paiement « pro » (exemple quand je fais le plein d’essence et que je paye avec la CB entreprise) -> ça fait une facture fournisseur normale (dans ce cas on n’est plus en IK).
Ne partent sur la note de frais que les frais payés avec un moyen de paiement « perso ».

Ensuite, pourquoi pas deux lignes … hé bien ma fois j’ai été tenté mais ça risque de faire super lourdingue au final non ? et surtout ça demande à l’utilisateur de doliscan de faire un boulot de fourmis pour dire sur quelle partie de la note de resto on est à 20% et sur quelle autre partie on est à 10% … et deux lignes pour une seule facture j’ai peur de perdre l’unicité « pièce comptable <-> ligne de frais » …

Dans l’export compta de doliscan le problème ne se pose pas pareil, on a une ligne pour la facture avec son HT, deux lignes pour les taxes et ensuite une ligne du total ttc … j’avoue que je n’avais pas imaginé le problème pour « revenir » ensuite dans dolibarr.

erics · Juin 15, 2020, 12:49

Hello,
voilà ce que ça donne par exemple pour un plein d’essence : j’ai un fournisseur « carburant » dans dolibarr et toutes mes facturettes de carburant sont associées à ce fournisseur générique.

L’export de DoliSCAN est maintenant complet:

création de la facture
ajout de la photo du justificatif en document joint
ajout du paiement

Il reste à faire à l’utilisateur :

valider la facture pour avoir un numéro et reporter ce numéro de facture sur le document avant de le mettre dans le classeur « comptabilisé »
et ensuite aller rapprocher son compte bancaire

pscoffoni · Juin 15, 2020, 3:20

Bonjour et bravo pour ce super module/appli.
Manque en effet la gestion mutli-tva sur les lignes de note de frais dans Dolibare et on est pas mal
Ceci dit comme la création est automatisé, ça ne me choquerait pas dans la cas de la note de frais d’avoir autant de ligne que de TVA quitte à n’avoir le PDF que sur une seule des lignes.
De plus et je parle sous le contrôle de @aspangaro-Easya d’un point de vue export comptable on serait bon sans rien faire de plus en l’état… A confirmer

Et sinon un petit moteur d’OCR dans l’appli pour aider à la saisie, envisageable, envisagé ? Mais je me doute pour avoir travaillé dans la GED il y a une quinzaine d’année qu’il n’y a pas de solution « simple » (et en open source encore moins il me semble)…

Bravo encore une fois pour le job effectué !

erics · Juin 16, 2020, 2:05

Hello Again,
alors voilà ce que ça donne sur les factures fournisseurs avec multi taux de tva:

@aspangaro-Easya on fait pareil pour les notes de frais ? Tant que je suis dans le code ça sera fait … je tente le coup et vous tiens au courant !

aspangaro-Easya · Juin 16, 2020, 2:15

Rebonjour @erics,

Je te confirme que c’est bien ça et c’est le même fonctionnement pour les notes de frais. Après le plus embêtant dans les notes de frais est juste le « téléversement » du fichier car il fonctionne par ligne contrairement au facture fournisseur et quand il y a plusieurs lignes de TVA, peut être pas besoin de rattacher à chaque ligne pour alourdir inutilement mais plutôt à la première ligne contenant le taux de TVA correspondant.

Je confirme @pscoffoni, avec les notes de frais, nous avons les catégories de frais rattaché à des comptes comptables dans le dictionnaire correspondant et idem pour les taux de TVA donc on est à 100% de saisie automatique en matière de comptabilité, c’est un taux… appréciable

erics · Juin 16, 2020, 4:46

Ok voilà ce que ça donne, à gauche le PDF export de DoliSCAN, à droite sa version Dolibarr, une ligne par taux de TVA.

L’export des IK est fonctionnel

Par contre je viens de voir que je ne joint pas chaque justificatif un par un mais seulement le global … je vais voir dans l’API comment joindre un justificatif à chaque ligne

PS: j’ai encore quelques bricoles à corriger pour les arrondis des calculs de tva multiples mais j’ai déjà fait ça pour les frais-pro / factures fournisseurs

erics · Juillet 8, 2020, 5:46

Hello, après pas mal d’aller/retours avec certains d’entre vous je creuse une autre piste en ce moment sous la forme d’un plugin 100% dolibarr qui se connecterait à l’API de DoliSCAN … avantages:

pas de version 12 requise de dolibarr
pas d’ouverture de l’api de dolibarr vers un service externe
l’utilisateur « reste » dans dolibarr, lors de l’installation du plugin la connexion se fait vers doliscan et l’échange de clés d’api initiale se fait toute seule (avec une info « magique » qui permet de savoir que le client est amené par un partenaire via sa clé publique configurée dans le fichier de conf du plugin)
chaque utilisateur de dolibarr peut ou pas activer son compte doliscan via dolibarr dans le menu GRH (donc si l’admin lui a donné les droits toussa toussa)
…/…

voilà ce que ça donne pour l’instant : Configuration du compte doliscan dans dolibarr (renseigner l’adresse email de l’utilisateur et sa clé api)

puis récupération de mes notes de frais de doliscan -> dolibarr

et ensuite si on clique sur une NDF on peut voir le résumé et le PDF généré par doliscan

Le bouton « importer » dans dolibarr fera un peu tout ce que j’ai déjà codé dans DoliSCAN mais « en sens inverse »

création des factures fournisseurs pour les frais payés avec un moyen de praiement « pro »
création d’une note de frais dolibarr pour les frais payés avec un moyen de paiement « perso »

Au plaisir de vous lire … peut-être aurais-je du ouvrir un autre fil de discussion ?

pscoffoni · Juillet 8, 2020, 7:52

Hello @erics
Clairement je suis totalement favorable à cette approche. Elle va rendre « l’expérience » utilisateur plus fluide quand à l’activation et l’utilisation de l’application Doliscan
Au niveau de l’import, si ce n’est pas le cas, il faudrait qu’un utilisateur (avec les droits adhoc) puisse gérer l’import des factures et notes de frais de l’ensemble des utilisateurs.
Je plussoie aussi le côté rassurant de ne pas avoir à « ouvrir » son Dolibarr à un service tiers. Là ceux qui le souhaitent peuvent auditer le code du plugin et s’assurer des informations transmises !
Prêt à tester le plugin chez nous
Bravo pour le job effectué, c’est vraiment une très bon changement de cap !

erics · Juillet 14, 2020, 4:42

Hop ça avance fort : création facture fournisseur ok avec justificatif en pièce jointe.
Notes de frais OK avec justificatif pour chaque ligne

Il me reste à comprendre comment on génère les thumbnails pour les justificatifs des lignes de frais …