Dolibarr et la gestion des pièces jointes aux emails

Chers lecteurs du forum,

Je lis ici et là sur ce forum de nombreux messages sur la gestion des pièces jointes aux emails envoyés par Dolibarr. Je constate des besoins des utilisateurs (et de moi-même) qui sont mal abordés pas Dolibarr en natif par le core ou bien gérés partiellement par les modules disponibles.

D’abord, il y a les pièces jointes (pdf, odt et autres) qui sont générées directement depuis les fiches des documents : factures, proposition commerciale, etc., mais de ce côté, rien à redire. Le core gère très bien.

Ensuite, il y a des pièces jointes que l’expéditeur d’un document souhaite joindre à son email. Selon les besoins, ces pièces jointes sont soit systématiquement jointes (par exemple des conditions générales) soit jointes au cas par cas en fonction de besoins spécifiques (par exemple une fiche d’un produit faisant l’objet d’un devis). Et là, ça se complique. Des modules existent, mais aucun d’eux ne gère tous ces cas d’utilisation.

De plus l’utilisateur est trompé par l’onglet « pièces jointes » sur les fiches factures et autres. On aurait bien envie que cet onglet permette de « raccrocher » facilement les pièces qu’il contient à un email.

Et puis il y a encore les pièces jointes qui seraient attachés à un emailing.

Ou encore la possibilité d’attacher une impression d’un document Dolibarr dans une notification.

Pour gagner encore en efficacité, il me semble utile d’améliorer Dolibarr sur la gestion des pièces jointe.

Alors première suggestion, pourquoi au niveau des modèles d’emails ne pas ajouter la possibilité de joindre à l’email une pièce jointe ? Ainsi à chaque modèle d’email correspond une ou plusieurs pièces jointes préalablement identifiées.

Et deuxième suggestion, pourquoi au niveau de la fiche d’envoi des emails des documents, ne pas ajouter la possibilité de « piocher » des documents à attacher à l’email ?

Par ailleurs, il existe des questions annexes à l’ajout des pièces jointes : doivent-elles être concaténées/fusionnées et numérotées dans un même fichier ? Doivent-elles figurer dans un autre fichier ? Doit-il y avoir en entête les références qui document Dolibarr qui est envoyé ? Chacun ses pratiques, chacun ses besoins.

Merci de vos avis, réactions, expériences et/ou souhaits !

En tout cas, il me semble qu’une réflexion globale sur ces pièces jointes, pour une gestion améliorée, serait un plus pour Dolibarr et ses utilisateurs.

Bonjour
Il est possible d’ajouter des pj dans les emails en plus de la pièce facture…

Pour les cgv et fiches produits il y a des modules et Dolibarr gère correctement.

Les manques sont peut-être de ne pas pouvoir piocher dans la GED et ne pas voir les pj dans le mail après envoi.

Meme si j’aime l’idée pour envoyer un catalogue ou une doc, ça sous entend avoir prévu tout les cas de figure possibles.
@+

Bonjour et merci de vous intéresser à mes réflexions.

Certes, tout cela est vrai, et l’on parvient effectivement à gérer les pièces jointes. Mais les solutions existantes manquent de facilité et de cohérence. Alors que cette manipulation est aujourd’hui non seulement courante mais attendue des utilisateurs.

Les modules qui existent gèrent surtout les CGV (et un peu la documentation produit). Certains permettent de concaténer les documents, d’autres non. Mais il y a encore d’autres éléments que l’on peut avoir besoin d’adresser via Dolibarr. Et vite les modules existants deviennent inadaptés.

Heureusement, j’avais vu ! Mais ici, je voulais surtout dire accéder aux documents figurant dans l’onglet « fichiers joints » afin de pouvoir les joindre facilement à l’email que l’on est en train de préparer. Ce qui n’est pas possible dans avec le core de Dolibarr.

Pour mon activité de conseil, j’envoie avec mes factures les synthèses des temps consommés dans Dolibarr. Je télécharge sur mon disque dur la synthèse des temps (pièce générée par le module projet) puis je la joins à mon email d’envoi de facture. Downlaod/upload dans Dolibarr… C’est un comble !

Sur ces points je vous rejoins, la solution serait surement de pouvoir « piocher » dans la GED.

En outre, il manque aussi la possibilité de créer un modèle d’email qui contiendrait systématiquement une même pièce jointe (pas générée par Dolibarr).

Mais pas comme le module rubis le permet (merci pour votre module très pratique que j’ai utilisé un temps). Rubis est lié aux documents commerciaux générés par Dolibarr (factures & co).

Par exemple, j’ai un modèle d’email destiné aux clients pour envoyer ma plaquette. J’aurais aimé pouvoir associer le fichier pdf de ma plaquette directement depuis mon modèle d’email. Ainsi, en générant l’email depuis la ficher de tiers, je n’aurais plus qu’à cliquer sur « envoyer ». Au lieu de cela, j’ajoute à chaque fois la pièce jointe concernée, après avoir parcouru les méandres de mon serveur de fichiers… Accessoirement, cela fait perdre de l’intérêt à Dolibarr pour ce type de message. J’irai plus vite en utilisant mon logiciel de messagerie. Pourtant, si Dolibarr est un CRM, il est important de pouvoir centraliser dans Dolibarr ce type de démarche avec un client.

On pourrait aussi améliorer l’onglet « fichiers joints » de Dolibarr. Le forum relaie régulièrement des cas où les utilisateurs auraient envie de joindre à un email les documents présents dans l’onglet fichiers joints, ce qui effectivement, semblerait plus logique. Ou alors, si l’on maintient le fonctionnement actuel, dénommer l’onglet « pièces annexes » prêterait surement moins à confusion.

Et je le sais bien, tout cela est possible avec des modules, mais encore une fois mon propos est de dire que cette gestion manque d’une solution universelle.

Pour le coup, c’est possible ! Avec le module agenda, vous avez la traçabilité des emails envoyés avec les PJ.

Ma conclusion de cet échange : il manque vraiment dans Dolibarr un espace de discussion entre les utilisateurs et les développeurs. Mais s’il vous plait, ne me suggérez pas de faire un feature request dans GitHub. C’est trop compliqué pour moi. Et je ne pense pas être la seule utilisatrice de Dolibarr dans ce cas, loin de là.

Et merci aux lecteurs qui auront lu mon long message !!!

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Bonjour,

Je fais partie des utilisateurs qui milite pour que cette fonctionnalité soit présente de façon native dans Dolibarr. Ne voyant rien venir j’ai installé dernièrement le module « Pièces-jointes d’e-mail » de chez ATM (150 € HT).
Ça fonctionne, on peut ajouter des fichiers liés déjà présents dans Dolibarr ainsi que dans la GED. Attention si vous achetez ce module il faut installer un module complémentaire gratuit appelé Abricot pour que ça fonctionne.

Dans ce cas, je milite aussi.

Merci de me signaler le module d’ATM. Je ne le connaissais pas.

Du coup j’ai essayé un test rapide mais impossible d’uploader des fichiers sur leur serveur de démonstration. Je vais regarder de plus près.

Savez-vous si l’on peut récupérer les éléments qui sont liés aux projets ?

Pour les projets je ne sais pas je n’utilise pas cette option.

Je vous rejoins totalement dans votre démarche et votre analyse.
Pensez-vous être capable de réaliser un cahier des charges de la fonctionnalité voulue ?
Je suis dev, on pourrait peut-être arriver à faire quelque chose avec le soutien de Dolibarr ?
Soit en plug-in gratuit, soit dans le CORE si c’est accepté !
En s’organisant et en mutualisant les efforts, c’est toujours plus sympathique et surtout plus réactif.

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@Oarces-dev
Merci de votre intérêt pour ce post. Oui, je pense être en mesure de rédiger une sorte de cahier des charges, assez bref.

Quant au délai, c’est une autre question… Ça dépend en fait du niveau demandé pour le cahier des charges. Si quelque chose d’assez succinct (une page) est suffisant, d’ici la fin de la semaine c’est gérable !

PS : Il faut quand même que je puisse tester le module d’ATM qui semble répondre au besoin.

Voilà une synthèse de ma vision du sujet de ce post. Cahier des charges est un bien grand mot !
Une précision, je n’ai pas pu/su tester le module Pièces-jointes d’e-mails d’ATM sur leur site de démonstration.

L’idée est de créer une fonction « universelle » qui gère l’ajout de pièces jointes à tout email envoyé depuis un bouton « envoyer email » de Dolibarr.

Beaucoup de modules gèrent les pièces jointes, mais souvent ils sont destinés à un cas d’utilisation spécifique : gestion des CGV, des pièces jointes aux notes de frais, des documents des salariés, etc.
Les besoins que j’identifie sont les suivants.

  1. Gestion des pièces jointes au niveau des modèles d’email : possibilité d’ajouter une pièce jointe qui sera adressée systématiquement avec un modèle spécifique d’email
    Via configuration/ Emails / modèles de courriels, l’on pourrait choisir un fichier qui serait automatiquement joint lorsque le modèle d’email serait sélectionné.
    Cette fonctionnalité vise surtout des documents qui ne font pas appel à la base de donnée Dolibarr pour être générés. Ce sont donc des documents qui ne contiennent pas de variables disponibles dans Dolibarr. Par exemple :
    les cgv à joindre avec ses documents Dolibarr
    de la documentation : plaquette, CV de consultants
    autres selon besoins spécifiques
    Si la PJ est jointe à un document Dolibarr (=factures clients/fournisseurs, commandes clients/fournisseurs, propositions commerciales clients/fournisseurs), alors permettre les options suivantes :
  • les documents doivent-ils être concaténés/fusionnés dans un même fichier ?
  • dans l’affirmative, pour le document concaténé, faut-il gérer la numérotation des pages de l’ensemble du document concaténé (c’est-à-dire au niveau du document Dolibarr et au niveau du document ajouté pour ne former qu’une seule numérotation continue)
  • dans la négative, doit-on faire référence dans le document au document Dolibarr qui est envoyé ?

Certains modules gèrent ce besoin, MAIS partiellement :

  • possibilité limitée aux emails d’envoi des documents Dolibarr et donc impossible pour les envois d’emails à des tiers, à des utilisateurs ou encore à des salariés
  • pas de possibilité de choisir en ajout simple de pièces jointes ou d’ajout de PJ avec fusion des documents, c’est l’un OU l’autre selon le module
  1. Gestion des pièces jointes au niveau d’un email spécifique (c’est-à-dire après avoir cliqué sur « envoyer email » : possibilité d’ajouter une pièce jointe qui figurerait dans l’onglet « pièces jointes »
    Il s’agit surement de la fonctionnalité qui est actuellement la mieux couverte par des modules tiers.
    Mais en général, pas de gestion au cas par cas d’une option ajout simple ou ajout avec fusion.

  2. Gestion des pièces jointes au niveau d’un emailing : géré par le core

  3. Gestion des pièces jointes avec une notification
    En cours d’intégration dans les versions futures de Dolibarr
    Voir le post
    Envoie automatique mail et Notification
    Et le Change log v14 (ligne 48 : NEW: auto notification with module Notification can use templated emails)

Voilà une vision d’un utilisateur de Dolibarr qui a des besoins modestes dans le cadre d’une activité de services. Un vendeur de produits aurait peut-être des besoins plus complexes pour la gestion des pièces jointes correspondant à sa documentation produits. De mon côté, je n’ai pas d’idées sur la question.

Tout enrichissement de ces réflexions est le bienvenu !

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