Bonjour
Je suis gérant d’une petite société de d’électricité et automatismes industrielle
Au début de la société, étant seul, les interventions étaient notées sur un agenda papier…
Les factures étaient ensuite rédigées sous Excel à la mano… (+ suivi sous un vieux ciel compta). Le comptable externe s’occupe des déclarations TVA, fiscales…
Suite l’arrivée de 2 techniciens supplémentaire, ce mode de fonctionnement étant devenu ingérable j’ai créé un bout de soft sur mesure en delphi qui attaque une base accès et qui permet de reprendre les heures de présence et d’interventions clients.
2 Types d’interventions existent :
- Interventions programmées : chantier, projet, souvent suite à un devis mais pas toujours
- Interventions de dépannage non programmées : interventions se réalisant sur une ou plusieurs périodes parfois avec 1-2 mois d’écart entre elles (attente disponibilité machines pour finaliser une intervention par ex)
Ayant un nombre de client très faible, Je ne facture pas chaque intervention de dépannages unitairement mais je fais une facture regroupée en fin de mois (si je le faisais unitairement, je risquerais d’avoir 50 factures dans le mois chez certains clients). Actuellement, les interventions sont rentrées sous forme de projet (un dépannage étant une forme de projet).
Donc les techniciens ont sur une seule fiche la saisie des heures + des interventions du jours (en gros cela est sur 2 grilles). De cette fiche, ils ajoutent, modifient, et suppriment les interventions… (si le projet est inexistant, ils le créent en 2 clic…
Donc vous l’avez compris, j’ai fait un développement sur mesure axé sur le besoin primaire, droit au but…. Même avec ce genre de fonctionnement, j’ai du mal a leur faire rentrer les heures correctement (oublis, erreurs de jours, doublons de matériel quand ils sont à plusieurs sur la même intervention….)
Ensuite moi j’ai des fonctions pour lister les projets et en générer une sorte d’export pour en créer les factures (toujours sous Excel)…
Je souhaite changer tout cela pour les raisons suivantes :
- Développement Delphi obsolète, pas très évolutif
- Rien d’intégré (GED, suivi des devis )
- Pas d’accès nomade (ou très compliqué)
- Base matérielle produit mal gérée (axée sur les achats, trop de références)
- Facturation chronophage et un peu aléatoire
Les besoins impératifs :
Saisie simple et rapide des interventions pour les techniciens
Visualisation sur une page de toutes les interventions de la journée (ou un calendrier) pour voir les trous, les oublis de déclaration, les erreurs de saisie (date, heure, durée)
Pouvoir lister par tiers toutes les interventions (avec comme point d’entrée la description et non la Ref.
Pouvoir grouper des factures d’interventions (par ex, j’ai fais une intervention sur machine A, on est intervenu 3 fois et on est entretemps intervenu sur la machine B, j’aurais besoin de créer 2 intervention différente afin de séparer les 2, mais au final j’aimerai pouvoir grouper les 2 sur la même factures :
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intervention A :
o le 11/04/21 : analyse problème
o le 12/04/21 : test
o le 13/04/21 : remplacement pièce défectueuse
Main d’œuvre : 6H
Fournitures :
1 piece 50€ -
intervention B:
o le 04/04/21 : analyse problème
o le 14/04/21 : correction programme
Main d’œuvre : 4H
Les fonctions souhaitées :
Saisie simple et rapide des interventions pour les techniciens depuis un téléphone (inscription au fil de la journée)
Visualisation sur une page de toutes les interventions de la journée (ou un calendrier) pour voir les trous, les oublis de déclaration, les erreurs de saisie (date, heure, durée)
Pouvoir lister par tiers toutes les interventions (avec comme point d’entrée la description et non la Ref).
Avoir une liste des lieux d’intervention client (site et ou machines et ou sous machine), que l’on pourrait choisir (filtrée selon le client sur lequel on déclare l’intervention), une fois ce choix fait, ca pourrait le coller dans l’intitulé ou on pourrait le modifier pour ajouter un complément sous ensemble ou un cas spécifique…
J’ai fait des tests sur le module intervention, projet, j’ai regardé le module service et franchement je ne vois pas bien comment utiliser cela pour mon besoin… J’ai regardé du coté des modules complémentaires, mais je n’ai rien trouvé de très probant ou plus probablement je suis passé à coté…
Je suis conscient que je ne trouverais pas toutes les fonctions toute faire et que probablement il y aura du développement spécifique à prévoir, j’aimerai m’orienter vers les modules existants, quitte ensuite à les faire adapter…
Si une âme charitable pouvait me guider un petit peu ça serait cool, car je suis un peu perdu…
Merci d’avance
Florent
