Management : Améliorations de la gestion du temps

Bonjour à tous
Je vous fait part de mes réflexions sur la gestion du temps dans dolibarr et des évolutions qu’il me semble utile d’y apporter

Tous d’abord un état des lieux,

  • L’agenda présent dans dolibarr est uniquement lié aux actions commerciales avec la possibilité d’ajouter des évenements supplémentaire qui iront alors se stocker dans la table ‹ actioncomm ›
  • Les taches qui sont obligatoirement associés à un projet avec une seule date de début et de fin (pas d’heure) et qui sont stocké dans deux tables (projet_task et projet_task_time)
  • Les interventions qui sont associé à un tiers et peuvent avoir plusieurs dates de début et durées (par couple) et qui sont stocké dans ‹ fichinter › et ‹ fichinterdet ›
  • Et le plus important à mes yeux, seule les interventions peuvent être facturée.

il y a un lien expliquant sur le wiki de dolibarr expliquant la logique mise en oeuvre, entre les évènements et les taches, on se rend bien compte alors que les interventions bien qu’elles sont fortement utile nottament pour la facturation n’y sont pas intégrées…
http://wiki.dolibarr.org/index.php/EvenementTacheJournal

Je ne vous cache pas que du point de vue d’un prestataire de service qui souhaite utiliser dolibarr pour suivre ses interventions chez ses clients et les facturer ensuite, c’est un joyeux bordel qui l’attend, ne serais-ce que par l’obligation de saisir ses interventions à la fois dans sont agenda (google ou outlook) et dans dolibarr. J’ai réalisé une modif de la liste des interventions afin de pouvoir filtrer par période et aider ainsi à la facturation fin de mois mais ce n’est pas encore cela…

Cela donne de dolibarr une image d’un bon produit pour le suivi des actions commerciales mais limité pour le suivi de la production et c’est bien dommage. Une amélioration sur ce point serait bénéfique pour dolibarr

Dans ma vision des choses il faudrait :
Création d’une page au format ‹ agenda › centralisant les interventions.
La gestion des interventions doit être déplacé dans un menu à part (Actions) où serait aussi déplacé la gestion des expéditions et des stocks.
Une expedition ou un mouvement de stock serait alors considéré comme 2 interventions (départ et arrivé) pouvant ensuite être affecté à une personne et facturé.
La fichinter doit évoluer pour se synchroniser avec un agenda (quitte a avoir deux agendas distinct) en ne conservant qu’une date de début et durée/date de fin par intervention, le fichinterdet est conservé si on souhaité détailler les temps au niveau de l’intervention mais n’est plus nécessaire…
possibilité d’associer aussi une intervention à une tache d’un projet (si il y a un projet de sélectionné)
Une ficheinter doit pouvoir être consultable et ‹ créable › à partir d’un projet ou d’une tache d’un projet.
L’agenda des interventions doit être accessible à partir d’un lien webcal (.ics) dans sa totalité ou pour un utilisateur unique n’accédant qu’à ses interventions.

Le but ici de ma démarche est principalement de « valider » une sorte de cahier des charges afin de ne pas me fourvoyer dans un dev inutile si il n’est pas en phase avec la « philosophie » et l’orientation de dolibarr, sachant que j’aurai nécessairement besoin de modifier de la table fichinter…

Bref, qu’en pensez-vous?

Bonjour,

Suite de mes réflexions sur la gestion des prestations et de leur facturation.
Tous d’abord j’ai regardé de plus près la gestion projet et en particulier les taches.

  • Première remarque, la notion de tache est très proche de la notion d’intervention dans sa structure, au point de se demander si cela ne fait pas doublon. La seule différence notable c’est qu’une fiche d’intervention peu être facturé. En terme de base de données, la table projet_task correspond à fichinter et projet_task_time à fichinterdet.
  • Autre remarque, le basculement de la fiche d’intervention en facturation se fait sans préciser le montant associé à la ligne de temps.
  • Enfin les lignes de temps ajoutées à partir de la fiche d’intervention dans la facture ne contienne ni notion de montant ni de typage (formation, audit, interview, …), cela est pour moi génant pour suivre le détail de mon activité mais surtout pour pouvoir en fin d’année déclarer les prestations qui sont du domaine de la formation…

Je trouve plus logique d’intégrer une vue agenda dans la gestion de projet avec les taches comme évènement et c’est ce que je vais m’employer à réaliser sous la forme d’un module.

La grosse évolution que je souhaite apporter, la transformation des taches en fiche d’intervention afin de pouvoir les facturer à la fin du mois.
Le process serait alors le suivant :
A la validation d’un proposition commercial par mon client, je crée un projet associé où je décrit les taches à réaliser que je planifie alors.
Une fois le projet crée, il est associé à la proposition commerciale que je valide et transforme en commande client (j’inclue le détail du projet en annexe de la commande pour que mon client valide le planning)
Au fur et à mesure de la réalisation des taches, je valide celle-ci comme étant terminée.
Ensuite j’ai 3 possibilités de transfert des taches vers les fiches d’interventions
Une fiche d’intervention pour chaque client détaillant les lignes par projet/tache/temps
Une fiche d’intervention pour chaque projet détaillant les lignes par taches/temps
Une fiche d’intervention pour chaque taches détaillant les lignes par temps

Les fiches d’interventions dans ma logique deviennent une zone de « pré-facturation » des temps réalisés,rien ne m’empêche d’ailleurs de saisir une fiche d’intervention directement.

Il me reste à régler le problème de la ventilation des prestations réalisées et de la saisie de leur coût dans la facture
C’est là ou je bloque en ce moment
Un première solution c’est de saisir les montants et la ventilation à la facturation, Principale inconvénient, cela oblige de rechercher ce qui a été convenue dans la proposition commerciale, beaucoup de temps perdu et risque d’erreur.
la seconde solution c’est d’ajouter sur la saisie des taches et des fiches d’intervention deux champs pour le montant et le typage de la prestation car cela implique une modification des tables de dolibarr (tables projet_task_time et fichinterdet). Ce qui me gène aussi c’est que l’intervenant ou le gestionnaire de projet puisse visualiser le coût de prestation réalisée). Pour gérer se problème, une alternative serait alors de saisir une quantité au lieu et place du montant, le tarif étant récupéré par le code de la prestation saisie.

Si vous avez une meilleure idée pour gérer cette dernière partie je suis preneur.

je suis en train de regarder les taches et la notion de ‹ temps consommé ›
il me semble qu’il faudrait plus parler de ‹ temps à consommer › sachant que l’on a une notion de % de réalisation
Voici comment je verrais bien les choses.
1 - on saisie les temps que l’on a prévu de consommer sur cette partie de la tache
2 - on ajoute une coche indiquant que cette partie de tache est réalisé et le temps réellement consacré à cette tache (2 champs en plus)
3 - le pourcentage de progression sur la tache se calcul automatiquement

Bonjour
voici les avancées de mon développement
je viens de créer une nouvelle présentation des taches en mode agenda

il me reste à terminer les traductions et la « modulisation »
et en suite je créerai le même pour les fiches d’interventions.
je viens d’ajouter deux boutons sur la page de présentation des projets et des taches : ‹ Transfert Intervention ›
pour que ceux-ci soit activé, il faut que la tache terminé (progress à 100%, date de fin saisie) et pas encore transmise.
Je suis en train de galérer un peu pour liée les interventions crées et les factures avec le projet dont ils sont issue mais j’ai bon espoir.
Le but étant d’avoir une vue synthétique sur le projet
de ce qui a été planifié, réalisé et facturé

Pièces jointes :

Réalisation d’une amélioration de la gestion des Taches, lié au champ fk_statut qui n’était pas utilisé;
Dorénavant il prend la valeur ‹ 1 › quand une ligne de temps consommé est saisie.
et retombe à 0 si il n’y en a plus

Bonjour
Je termine actuellement la refonte de la gestion des taches et des projets
La principale évolution porte bien sur sur la comptabilisation des temps sur le projet.

il y a à présent un temps estimé au départ associé à la tache ainsi qu’un cout. Ces deux données sont naturellement optionnelles et si elle ne sont pas saisie, on revient au mode de fonctionnement actuelle du projet dans dolibarr…
On peu donc estimé par totalisation un temps total prévu pour le projet, un temps réellement consommé et un temps prévisible à consommer pour terminer la tache, le projet.
Si on a saisie un cout à la tache, on peu donc déterminer un cout et une rentabilité à la tache, au projet.

Pour déterminer le temps restant, je fais produit en croix entre le temps prévue, le temps consommé et le pourcentage de progression. j’en fait de même pour le cout.
Afin de comprendre le fonctionnement voici un exemple:
soit tache prévue de 10 heures à 1000€
- je saisie que j’ai consommé 3heures et que j’en suis à 50% de réalisation
–> le temps estimé de réalisation devient 6 heures et son cout estimé à 600€,
- je saisie ensuite que j’ai consommé 6 heures de plus et que j’en suis à 75% de réalisation
–> le temps estimé de réalisation devient passe alors à 11h25 et son cout estimé à 1125€,
- je termine finalement la tache en consommant 1,5 heures de plus
–> au final cette tache de 10h en aura durée 10:30 et sont cout 1050…

Autre évolution, il y aura plus d’états pour le suivi des taches
à sa création Celle-ci est en mode ‹ brouillon ›
Quand on a saisie un temps estimé pour la tache, celle-ci est alors ‹ validée ›.
Au fur et à mesure qu’il y a saisie de temps consommés, l’état passe à ‹ en cours ›
une fois la date de fin et la progression passé à 100%, l’état passe alors à ‹ Terminée ›
Le dernier état correspond au transfert de la tache en fiche d’intervention pour facturation etat ‹ Transférée ›.
Cette dernière étape permettra de transférer le cout de la tache en intervention qui sera donc récupérable dans la facturation de celle-ci.

pour le moment j’ai développé cette évolution avec la version 3.1.1 mais une fois terminé et livré au client pour qui elle est déstiné, je la porterais en 3.2 pour l’intégrer nativement dans la prochaine version de dolibarr.

Je proposerais enfin l’affichage en mode calendrier dans un module à part

J’expliquerais plus tard les évolutions que j’ai prévue de réaliser dans la partie intervention.

Le développement de la gestion des taches est terminé, je vais devoir revoir un peu le transfert vers les fiches d’interventions mais ce ne sera pas long.
Je poste ici les 3 principaux écrans liées à l’évolution de la gestion des taches.
Je vais préparer demain un kit d’installation sachant qu’il écrasera les fichiers d’origines de dolibarr. Comme Il sera enfin nécessaire de modifier la table projet_task pour ajouter 2 champs, il y aura donc une requete SQL à lancer à la main.

tasks.png
L’écran de listant les taches d’un projet

task.png
La page résumant l’activité sur la tache

[attachment]times.jpg[/attachment]

La page résumant la saisie

Liste.png
La page listant tous les projets, je vais modifier les totalisations pour donner une meilleure ‹ visibilité › des projets

Pièces jointes :

Bien mon développement est terminé.
Les fonctions de transfert de taches/projet vers fiche d’intervention sont ok
Les montants saisies sur les taches sont aussi transféré dans les fiches d’interventions puis dans la facture lors du transfert de facture (sans avoir à changer quoi que ce soit dans le module facture).

Il y a une visualisation en mode agenda des taches du projet et des interventions

Je vais tenter d’en faire un package d’ici la fin du mois que je déposerai dans le dolistore. Attention il n’est compatible que 3.1.1 pour le moment car il modifie des fichiers de dolibarr et oblige de modifier la structure des tables projet_task (ajout de duration_planned et total_ht), fichinter (dateo et datee, au passage le champs datei n’est pas utilisé…) et fichinterdet (total_ht)

Je me laisse le mois de juin pour le porter sur la 3.2

Autres développement à venir dans le domaine, j’ai prévu un autre module qui de gérer des modèles de projet qui permettrons à la création projet d’alimenter un ensemble de taches prédéfinies…

Bonjour defrance,

Votre module est-il sur Dolistore ?

Votre approche de la gestion du temps m’intéresse.

Cordialement,

non, pas encore
tout est opérationnel mais je me pose des questions existentiels sur la façon de le packager car je touche à des fichiers natif de dolibarr et je modifie les bases…

Sur le principe il y aura une version qui fera un upgrade de la 3.1.1 mais je vais tenter de proposer d’ajouter directement mon dev dans la 3.2

Je prépare aussi un document pour en expliquer le fonctionnement

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Bravo pour votre développement,

Je suis également intéressé par ce type de gestion des taches comme je pense toute les entreprises qui facture du « temps ».

Le développement était au final sans doute le plus simple à réaliser…
Actuellement mon dev fonctionne sur une 3.1.1 ou j’ai modifié des fichiers natif
et ajouté des champs dans 3 tables…

je dois réfléchir comment packager l’ensemble, sans doute faire un module projet2 et fichinter2 et une mise à jour des tables sans impacts pour le reste…

Ensuite je m’attaquerais à la 3.2.0. soit en module annexe, soit directement en fonctionnalité intégrée (mais là je sais pas avec qui voir).

Bonjour defrance,

Avez-vous avancé sur le « packaging » de votre développement ?

Cordialement

J’ai commencé et j’avoue … j’en bave lol
sur le principe je vais creer deux modules projet2 et fichinter2 qui seront activable en lieu et place de fichinter et projet.
Cela fait pas mal de boulot et mon principal soucis, c’est les menus qui semblent directement écrit dans un fichier du noyau de dolibarr… Pas simple, il faut que je regarde cela à tête reposée…
j’ai bon espoir de packager durant juin une version pour la 3.1.1.
pour la 3.2.0 je ferai l’intégration si c’est possible directement dans le dev.
je pense que je réaliserai un add-on payant pour la partie statistique et la vue en agenda mais c’est un autre sujet.

Merci de ce retour et attends avec impatience ces modules…

@ bientôt

Quelques news,
J’ai abandonné l’idée de créer deux modules annexes à coté des modules de base…
Je ne suis pas arrivé à faire fonctionner la surcharge de gestion des menus comme expliqué dans le wiki correctement, je me suis finalement orienté vers la solution du pre.inc.php

La gestion des menus dans dolibarr est vraiment pas géniale et c’est bien dommage, un module simple et pas 4 manières de faire permettrai de réaliser des choses intéressante…

Le packaging de base devrait être pret pour la fin de la semaine, il incluera :
- la gestion des temps planifié pour les taches
- La possibilité de saisir un cout HT pour une taches du projet
- Le suivi des status pour les taches du projet
- Le transfert des taches en fiche d’interventions pour facturation
- La possibilité de saisir un cout HT pour les lignes des fiches d’intervention (récupéré lors du transfert des taches)
et sera gratuit

Je ferais en sorte d’intégrer ce module dans la version 3.2.0 de dolibarr

Pour le add-on qui sera pret pour la fin du mois, il incluera :
- Une vue en mode calendrier des projet et des taches et des fiches d’interventions
- Des stats sur les interventions
- Un export sur les projets
Je pense commercialiser le module 10€

Après pas mal de temps passé dessus, voici mon module projet V2

Attention version compatible uniquement avec la 3.1.1

pour l’installation cela se passe comme suit :
dézippage dans votre dossier htdocs du fichier joint
se connecter et aller dans les modules pour désactiver/activer les modules projets et fiches interventions (pour ajouter les champs nécessaires aux tables)

J’ai finalement intégré le module d’export des projets directement dans cette version gratuite, j’ai aussi modifié l’export de la fiche intervention pour intégrer les nouveaux champs.

La question que je me pose c’est si j’ai le droit de le diffuser tel quel dans la dolistore sachant qu’il modifie les fichiers de base de dolibarr.

Je le teste depuis pas mal de temps mais on n’est jamais à l’abris d’un pb, laisser un message sur cette file au besoin…

Prochaine étape, la mise en ligne du module add-on payant, vivement les vacances lol

Pièces jointes :

Bonjour,

Je suis en train de tester votre module (bravo pour votre travail).

Petit problème de mon côté:

Lorsque je souhaite transférer une tâche vers une fiche d’intervention (bouton Transfert Intervention) rien ne se produit.
C’est à dire que l’action n’a pas créer une fiche d’intervention.

Cordialement

Etrange en effet,
il y a deux méthodes pour transferer en fichinter : soit au niveau des taches du projet, soit au niveau de la tache elle-meme, c’est lequel qui coince chez toi?