Gestion du candidature à un événement annuel

Bonjour,

Notre association souhaite gérer des candidatures annuelles (pour un événement que nous organisons) avec la partie CRM de Dolibarr.
La première année, c’est simple, on fait des qualificatif sur la fiche tiers par exemple, sur la fiche tiers, un champ custom « statut » avec un sélecteur déroulant :

  • « candidature déposée » (modalité à renseigner par défaut)
  • « candidature approuvée »
  • « candidature rejetée »
  • « candidature en cours d’examen »
  • « contrat envoyé » (possibilité de générer automatiquement un docusign [ou similaire] basé sur les infos prospect lorsqu’on passe le statut sur cette modalité ?)
  • « contrat signé » (on passe de prospect à client)
  • « règlement effectué »

Et là, gestion habituelle des factures et paiement dans Dolibarr.

C’est pour la seconde années que ça se complique : le plus simple est de repartir d’un Dolibarr vierge… et de faire comme la première année mais c’est dommage de perdre l’historique de savoir si la société avait déjà postulé l’année précédente ou pas et si on avait retenu sa candidature ou pas.

Comment feriez-vous ?

Merci d’avance pour vos conseils !

Bonjour @LesCarnets ,

je te conseille vivement de tester le module standard « organisation d’événement ».
En V15 il est en « expérimental »,
donc visible et testable uniquement si MAIN_FEATURES_LEVEL=1 (ou 2) dans Accueil>configuration>divers.

Bons tests :slight_smile:

Bonjour,

Effectivement, ça me parait être une bonne piste, merci !
Quand sortira-t-il du mode expérimental ? En 15.0.1 ?

Quelques retours de tests :
J’ai créé un événement « Occurrence 2022 » (sans tiers) et j’y ai associé deux éventuels stands (liés à des tiers).
Bonne ergonomie, et bon boulot ; ça correspond à mon besoin modulo les quelques questions suivantes.
Je ne comprends pas pourquoi le champ « Statut opportunité » est dans l’événement (je sais que l’événement aura lieu puisque que c’est moi qui l’organise :p)… Par contre, je m’attendais à trouver cette notion dans « Stand » pour faire le suivi avec les exposants potentiels.
Au passage, est-il possible de construire des flows basé sur les modifications de ce champ (ex : créer et envoyer automatiquement un devis, un contrat à signer, une facture) ?

Dans la configuration du module organisation de l’événement > « Attributs supplémentaires (Conférence ou stand) », lorsque je génère des champs custom, ils n’apparaissent qu’à la fin du tableau dans la vue « liste » des conférences & stands (eventorganization/conferenceorbooth_list.php?mainmenu=project&idmenu=5), comment peut-on personnaliser la liste pour les faire arriver en première position par exemple ?
Au passage, l’événement n’apparait pas dans cette liste, or, pour moi, elle n’a d’intérêt que filtrée sur les conférences & stands d’un événement uniquement.

Dans la configuration du module organisation de l’événement, je peux voir « Attributs supplémentaires (Participants) ». Que sont les participants (je n’ai pas trouvé cette notion dans le module projet) ; Cela veut dire qu’on ne gère pas uniquement les inscription des exposants mais aussi la billetterie des visiteurs ?

Dans la configuration du module projet > « Formulaire d’auto-inscription publique » Comment peut-on paramétrer ce formulaire pour qu’il soit lié à l’événement qui va bien et qu’il créé tout seul une demande de stand (comme ça on plus qu’à embarquer le formulaire en iframe sur notre site internet) ? D’ailleurs, comment peut-on personnaliser ce formulaire en ne faisant pas apparaitre l’email par exemple ou en changeant les champs demandés (pour ma part, je demande l’IBAN et le BIC du tiers, son SIREN [pour voir s’il existe déjà dans ma base Dolibarr ou s’il faut le créer], les infos su contact opérationnel, celle du contact qui signera le contrat et des questions custom comme la catégorisation de la société dans une liste que j’ai établie) ?

D’ailleurs, je n’ai pas réussi à tester ce formulaire (public/project/new.php), visiblement des champs non affichés sont obligatoires visiblement :

Sinon, notre appel à candidature se fait par un formulaire WPforms sur notre site internet (WordPress), je comptais aller créer les demandes automatiquement dans Dolibarr en faisant des calls API. Le module est bien utilisable avec l’API REST pour la création de stands ?

Si mes retours de test peuvent aider, il ne faut pas hésiter à m’envoyer un MP, je peux expliquer mes propos s’ils ne sont pas assez clairs et on peut, évidemment échanger par téléphone.

Encore merci ! :smiley:

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Bonjour @LesCarnets ,

Ce module ne sortira pas en 15.0.1,
une version mineure d’une branche ne corrige que des bugs (le dernier nombre) et, à de très rares exceptions, ajoute/modifie une fonctionnalité (le 2eme nombre).
Ca sera donc au mieux en 16.0.0 ou suivantes.

Je n’ai pas encore testé les fonctionnalités de ce module, donc je ne peux pas en discuter :slight_smile:
D’autres user du forum pourront certainement échanger avec toi, je crois que @FHenry asuivi ça de prêt.

Pour info (et comme tu l’as surement vu) : ce module s’appuie en grande partie sur les projets/opportunités (autre module standard) : il est donc « normal » de trouver la plus part des fonctionnalités de « projet/opportunité » dans « organisation d’événement ».

Bons tests !

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Bonjour,

Merci pour ce retour.

J’ai partagé sur GitHub du coup :

Bonne journée,

Bonjour @LesCarnets

très bien ta remontée d’info sur github !

si tu veux t’impliquer un peu :
tu peux participer à la rédaction de la documentation de ce module sur le wiki.
J’ai créé le début de la page et j’ia collé quelques lignes de la spécif technique utiles pour comprendre comment ça a été pensé. Mais c’est bien sûr à mettre en forme/reformuler/alléger…

Tu aurais le temps de t’en occuper ? :slight_smile: (la page est en anglais, on la dupliquera en français dans un 2eme temps)

Bonjour,

Je peux donner un coup de main bien sûr (ça fait partie du donnant-donnant de l’open-source), mais je ne suis pas sûr d’être la personne la plus appropriée pour ça :stuck_out_tongue:

Je vais déjà attendre d’avoir les retours à mon poste Git pour m’éclairer sur le module car pour l’instant il y a pour moi trop de zones d’ombre sur le côté fonctionnel.

Si ça peut aider, le cahier des charges du module se trouve ici : Draft:Module Event Organization - Dolibarr ERP CRM Wiki

@ksar c’est de là que viennent les copiers/coller :stuck_out_tongue_winking_eye:
(j’ai juste virer ce qui ne servait vraiment à rien coté user)

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Bonjour, je trouve ce module bien et très prometteur, mais il manque encore certaines fonctionnalités.
Par exemple le fait qu’il soit nécessaire parfois d’être adhérent pour participer à des sorties. Est ce que développement est envisageable dans une version future ?
je n’ai rien vu parlant de cela dans le cahier des charges
merci de votre retour , très cordialement

peut on utiliser ce module pour faire s’inscrire et payer l’inscription en ligne à une journée qu’on organise via stripe par exemple?

Bonjour,
J’ai vu que le module marche bien pour les paiements stripe (je vais le tester avec paybox et paypal), il est en production chez nous du coup.
Deux questions relatives à eventorganization/attendee_new.php :
1/ j’ai rajouté les champ optionnels dans la config du module module nom, prénom, conformité RGPd, mais ils n’apparaissent pas quand qu’lqu’un veut s’inscrire… y-a-il une solution?
2/ En fait lors de cette conférence, il y a un fixe (300€) et des activités optionnelles (sortie terrain + 50€, diner restaurant+50€), mais en fait je ne peux définir qu’un montant et pas d’options… j’imagine que c’est trop compliqué à prendre en charge?
Merci à vous…
cot_al