Bonjour @ tous !
Je vous présente ici le nouveau module KMGArchiGED : son but est de permettre la gestion des documents entrants au sein d’une structure, leur réception depuis un périphérique de numérisation gérant l’envoi via FTP, leur transmission par email, leur liaison auprès d’éléments natifs de Dolibarr, ainsi que leur archivage.
Le cadre d’utilisation à l’origine du module est le suivant :
–> Les courriers sont réceptionnés par le secrétariat qui dispose d’un scanner réseau sur lequel des raccourcis ont été configurés :
- Factures Fournisseurs
- Documents Bancaires
- Impôts et Taxes
- Autres courriers
–> Selon les documents, la personne envoie les éléments dans la bannette adéquate, vérifie que le document a été correctement transmis depuis le module, puis range les documents papier.
–> Le traitement peut être directement réalisé par les membres du personnel au sein des différents services directement depuis le module.
Par exemple :
- Les factures fournisseurs peuvent être saisies depuis la prévisualisation et le document peut être directement rattaché ;
- Les documents sociaux ou les courriers d’impositions peuvent être transmis par mail au comptable pour un complément d’information ;
- Les avis de paiement client permettent de saisir paiements avec un lettrage correct et le document peut être rattaché au Tiers afin de conserver une traçabilité ;
- Les relevés de comptes peuvent être rattachés au compte bancaire correspondant ;
- Les feuilles de travaux, suivis d’interventions, rapports d’activités, … peuvent être rattachés au(x) projet(s) / tâche(s) concerné(e)(s)
- …
Liens :
- Article concernant le module sur le wiki de Dolibarr ;
- Documentation détaillée avec quelques captures d’écran au format PDF à cette adresse ;
- Fiche du module sur Dolistore
Quelques captures :
Administration :
Contenu des bannettes virtuelles :
avec aperçu :
et gestion des documents archivés :
N’hésitez pas si vous avez des questions, des remarques, des propositions d’amélioration, des fonctionnalités particulières, …
@ vous lire !
