Meilleure gestion des facture d'acompte

Bonjour,

Responsable technique d’une petite société, j’ai motivé mes collègues pour passer a dolibbar pour la gestion de la facturation et les devis (et abandonné l’archaïque Excel). Dans l’ensemble, nous sommes plutôt convaincu.

Nous nous heurtons tout de même à un problème très handicapants : la gestion des factures d’acompte !
Je suis bien tombé sur des sujets comme celui-ci (www.dolibarr.fr/forum/t/factures-dacomptes-50/7257/1 expliquant comment créer une facture d’acompte à partir d’un devis, Mais cette fonction est presque innutilisable :
tout ce qu’elle sait faire au final c’est créer une facture complètement à part dans laquelle il n’y a qu’un mot : « acompte ». et calculer le pourcentage du montant par rapport au devis.

Derrière, absolument aucun détail (aucune ligne du devis n’est reprise). Pour créer la facture finale, c’est tout aussi laborieux ! il faut créer une nouvelle facture à partir du devis et y appliquer une remise.

Le tout est très long, très compliqué, et absolument pas pratique ! (au point que nous hésitons à rester sous dolibarr, vus que nous travaillons avec des acomptes pour tous nos clients).

Ce que je recherche :
un fonctionnement beaucoup plus simple et intuitif qui pourrait marcher comme suis :

  1. Création du devis
  2. Transformation de ce devis en facture d’acompte (en gardant le système pourcentage ou montant fixe) mais que le résultat de cette facture d’acompte soit une belle facture mise en forme comme un devis ou une facture normale (avec toutes les ligne du devis) et qu’on voit simplement apparaitre au milieu des totaux « montant accompte » ou un système du genre
  3. Possibilité de cliquer sur un bouton « créer facture de solde » qui créerait automatiquement la facture de solde, acompte déduis, avec le montant du solde restant…

Ce serait beaucoup plus simple pour tout le monde je pense …

Existe-t’il un module capable de faire ceci ou une évolution en ce sens est-elle prévus ?

Merci !

Bonjour,

Une facture d’acompte n’est qu’une facture classique avec un paiement partiel…

Il suffit juste de préciser dans vos conditions qu’un acompte du pourcentage total de la facture est à régler pour lancer la commande et puis voilà.

Le client paie ensuite le solde et puis voilà, non ?

Bonjour,
Je travaille aussi systématiquement avec des acomptes et ça ne pose pas de problème particulier. En général le client paie un acompte à la signature et envoie donc le paiement à ce moment. Souvent, la facture d’acompte n’est éditée qu’après réception du paiement. Le client sait donc ce qu’il a payé et n’a pas besoin d’avoir toutes les lignes (d’autant quelle sont présentes sur le devis qu’il a déjà eu).

Enfin, pour éditer le solde, ça me parait logique de partir du devis et non pas de l’acompte. Ce que vous demandez (partir de l’acompte pour faire le solde) est compliqué pour rien. Comment depuis un acompte savoir combien d’autres acomptes ont été édités ? En partant du devis, on fait une facture globale, et on vient déduire les acomptes réalisés, de un à un nombre. illimité.

D’autant que ce fonctionnement laisse la possibilité d’utiliser un compte pour régler une autre facture que la facture pour laquelle il avait été éditée (dans le cas où on travaille sur deux projets parallèles avec le client par exemple). Ce ne serait guère possible dans le fonctionnement que vous voudriez

Bref, ça demande un peu d’habitude, mais à l’usage vous verrez que c’est le bon fonctionnement à adopter

Bonjour

Je travaille également avec des factures d’acompte (c’est obligatoire depuis 2004), la facture d’acompte (d’un montant soit fixe soit de 20%) est saisie avec son règlement (généralement en chèque), est éditée puis envoyée (par email + courrier).
Lorsque la prestation est terminée, nous lui faisons la facture définitive avec l’acompte qui se déduit en pied de facture.
Cette procédure a été validée par notre expert comptable : vous la trouverez illustrée dans le zip ci joint
NB : la version utilisée de Dolibarr est la v 2.9 avec quelques modifications qui ont été apportées pour faciliter le travail (déduction auto de l’acompte, etc…)

Processfacturation.zip (988 KB)

Cordialement

Bonjour,

Chez nous ça fonctionne en version 3.7.1 en gérant les règlements dans dolibarr ( ce qui permet de gérer les relances)

Vous transformez votre propal en commande
de cette commande vous créez une facture d’acompte
Quand le règlement arrive, vous réglez l’acompte puis vous transformez cette facture en " réduction future" ( c’est un bouton qui apparait)
Ensuite, à la création de la facture définitive, le système vous informe qu’une facture d’acompte existe et que vous pouvez la prendre en réduction.

voila, c’est fort simple et ça nous donne pleinement satisfaction

bien cordialement

Régis

Bonjour et merci pour ce retour d’expérience.
Les modifications apportées sont-elles importantes? est-il possible d’avoir accès au code?
Cdt.

Bonjour,

Merci pour ces informations très utiles.
Cependant il y a un cas pas si rare où cela ne fonctionne pas : Comment éditer une facture de solde si le client n’a pas encore effectuer le paiement de l’acompte ?

Le client n’a pas payé l’acompte donc on n’a pas saisi le règlement donc on ne peut transformer la facture en réduction future donc on ne peut pas la déduire d’une facture de solde crée depuis le bon de commande.

La seule solution que je vois est d’annuler la facture d’acompte et de ne faire qu’une seule facture globale mais ce n’est pas acceptable car c’est fastidieux, il faut éditer un avoir et surtout : le client peut avoir saisi la facture initiale dans sa compta et cela génère des allers retours avec sa compta ce qui génère encore plus de retard de paiement…
Vous voyez une autre solution applicable actuellement ?

Il faudrait pouvoir associer une facture d’acompte même si elle n’a pas encore été réglée.

Bonjour,
Bonjour,

Non, vous faites fausse route et vous vous compliquez la vie.

Si le client paie le solde de la facture et qu’il n’a pas encore payé l’acompte, le régelment du solde comprend automatiquement l’acompte.
Donc :
- vous émettez un règlement sur la facture d’acompte avec le paiement fait par le client
- Vous transformer en réduction future
- vous déduisez la réduction de cette acompte sur la facture de solde
- vous émettez un paiement sur la facture de solde avec ce qui doit rester du règlement total du client
et puis c’est terminé.

Un règlement peut correspondre à plusieurs factures, et ce n’est pas si rare qu’un client règle plusieurs factures en un seul paiement.

Bonjour, merci pour voitre réponse.

Alors : Oui. Si le client paie avant d’avoir la facture alors diviser le paiement en plusieurs règlement fonctionne effectivement.
MAIS la majorité des clients doivent d’abord recevoir la facture pour la transmettre à leur service comptabilité, qui lui planifiera le paiement en se basant sur la/les facture(s).

Et par conséquent, je ne peux pas éditer une facture de solde qui viendrait compléter la facture d’acompte non-réglée pour que la compta du client paie :
1- la facture d’acompte déjà en sa possession.
2- la facture de solde dont le montant correspond bien à total - acompte

Aujourd’hui (sauf erreur de ma part) je suis obligé d’annuler la facture d’acompte avec un avoir et faire une facture de solde du total et contacter la compta pour leur expliquer la situation, annuler la précédente facture, etc.

Ou bien d’éditer une facture de solde du total, l’envoyer au client et contacter sa compta pour leur expliquer qu’ils ne doivent régler que le montant de la facture de solde (et non pas l’acompte préalablement envoyé), puis une fois le paiement effectuer alors je peux scinder en deux règlements, cloturer et transformer en réduction future la facture d’acompte, modifier la facture de solde pour y intégrer la réduction et renvoyer les factures à la compta. Pfiuuu…

Alors qu’il suffirait de pouvoir associer une facture d’acompte non réglée à une facture de solde. Non ?

Non, pour moi ce n’est pas nécessaire.

En effet, lorsque le client engage une commande il verse un acompte et on lui édite une facture d’acompte correspondant au montant qu’il a versé. Dans ce cas là le problème ne se pose pas

Soit, on lui édite une facture d’acompte, et selon moi, tant que l’acompte n’a pas été versé, alors la prudence veut qu’on ne fasse pas le reste de le prestation. Donc pas de solde avant paiement de l’acompte. Donc le problème ne se pose pas…

Sinon, vous éditez votre facture d’acompte, puis votre facture de solde, en ayant basculé votre dolibarr en mode : acompte = règlement avec la variable de configuration divers : FACTURE_DEPOSITS_ARE_JUST_PAYMENTS =1

Mais dans ce cas, faites vérifier par votre comptable car il me semble qu’il y a une histoire de récupération de TVA avec ce mode de fonctionnement

Soit, le client paie un acompte pour lequel vous n’avez pas délivré de facture, mais que vous déduirez en simple règlement à la fin sur la facture de solde, mais dans ce cas vous n’êtes plus en accord avec la loi

bonjour
j’avais pas vue ce poste , donc je revien sur mon questionnement a propos du fonctionnement et surtout de la bonne impression en pied de facture de l’acompte .
car avec la derniere version (en tout cas) l’acompte en deduction de la facture apparait dans une ligne et non dans le pied de facture et cela pose un problème de lecture comptable pour mon cabinet et aussi le client …!!!

Y a t-il un moyen de regler ce problème ?

Bonjour,

J’aimerais savoir si une personne à résolu ce problème pour une version 3.8.3, mon comptable et mes clients pro me demande que l’acompte figure en pied de page.

Merci de votre réponse futur.
Cordialement,

Bonsoir,

Comme Akene l’a préciser dans son post, il faut mettre en place la constante FACTURE_DEPOSITS_ARE_JUST_PAYMENTS avec la valeur à 1. Ensuite ça fonctionne bien. Relisez cette file la réponse est complète.

Attention ça ne fonctionnera que pour les prochains acomptes et factures !
@+

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Bonjour Philazerty,
En cherchant un peu dans le forum , je suis tombé sur cette file intéressante car j’ai le même problème, ligne négative dans les lignes de matériel ou service, j’ai essayé ça n’a pas l’air de fonctionné.
Es-ce que cette constante FACTURE_DEPOSITS_ARE_JUST_PAYMENTS = 1 fonctionne sur la version 11, il ne me semble pas, il y aurait-il une autre solution pour la version 11, svp ?
Merci d’avance pour votre aide
Cordialement

Bonjour
Ligne négative ou acompte ?
Ca fonctionne en v11
Merci d’éviter les MP spontanément
@+

Bonjour,
Désolé pour le MP, étant donné la date d’ouverture de cette file, j’ai cru bon de vous l’envoyé afin de vous prévenir.
C’est la ligne négative correspondant à un avoir qui se met dans la facture finale.
D’après ce que j’ai compris en rajoutant la constante FACTURE_DEPOSITS_ARE_JUST_PAYMENTS = 1 permettait de mettre cette ligne au bas de la facture, pas dans les lignes de matériels / services.