Gestion des contacts/tiers en sous-traitance

Bonjour à tous,

Après de nombreuses recherches sur le CRM qui correspondrait à mon activité, j’ai finalement opté pour Dolibarr que j’utilisais pour un client, et que je survolais pour la facturation.

Je suis mandataire administrative. J’interviens pour le compte d’artisans en tant que sous-traitante, auprès de leurs propres clients qui ont besoin de monter des dossiers de primes énergétiques.

A l’heure actuelle, j’utilise Dolibarr de façon très classique, plus comme une base de données de professionnels : pour chaque fiche j’ajoute des notes, et ça s’arrête là.

Mon activité demande un process bien spécifique, et des documents à générer en fonction des étapes, que je crée manuellement pour l’instant.

  1. L’artisan passe commande pour un chantier (client particulier) : je réalise le BC via mon logiciel de facturation Henrri.
    Il le retourne signé et paye la prestation, j’envoie la facture.
    Il m’envoie certains documents le concernant (attestation assurance, RIB…). Je dois consigner ces informations.

  2. Je prépare les mandats : 1 pour l’artisan, et 2 pour le client. Chacun me les renvoie signés.

  3. Je reçois les documents relatifs au client (impôts…) uniquement après réception du mandat signé.

  4. J’attaque les démarches auprès des organismes : chacun à un processus différent, et c’est là que je dois être rigoureuse dans les étapes, noter ce que je fais au fur et à mesure, s’il y a besoin d’apporter des informations supplémentaires en fonction des cas etc, si le dossier est validé ou en attente, si le montant de la prime a été validé ou non etc.

A ce jour, quand un artisan me passe commande, je le rentre en tant que tiers et contact. Je note les démarches pour chacun de ses clients dans « note », tout comme nos différents échanges. Ca s’arrête là.

J’aimerais trouver un moyen de créer des fiches clients « particuliers » à relier à mes tiers professionnels, et de visualiser d’un seul coup d’oeil à quelle étape en sont mes dossiers.

Par la suite, j’aimerais automatiser la création et l’envoi des documents, mais chaque chose en son temps :sweat_smile: Déjà si vous me disiez que l’ajout de tierces personnes est faisable, et comment, ça m’enlèverait une belle épine du pied.

Merci :slight_smile:

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Bonjour,
De ce que vous décrivez je pense que dolibarr pourrait véritablement vous faciliter la vie.
Il y aurait plusieurs façon d’intégrer votre activité dans dolibarr.

en voici une :

  • Vos client sont des tiers dans dolibarr
  • Vous éditez un projet
  • Les clients de votre artisan sont des tiers.(quitte à les classer dans une catégorie de tiers du nom de l’artisan pour retrouver vos petits)
  • Vous enregistrez les démarches faites pour votre artisan dans l’agenda à travers les événements et en liant ces événements au projet de votre artisan
  • Vous réalisez et attachez bon de commande et facture que vous faites à l’artisan directement dans dolibarr en les liant au projet de votre artisan.

Vous avez ainsi toute la chaine uniquement dans dolibarr plutôt que de croiser plusieurs logiciels
Bonne journée,

Bonjour,

en partant de la bonne idée de @akene concernant les projets, vous pouvez utiliser les taches des projets et le diagramme de Gantt pour construire le processus. Comme il est possible de construire des tâches parents, on peut faire un groupe de tâches par organisme.
De surcroit vous pouvez alors saisir les temps passés par tâches.
L’ensemble est clonable, ce qui constitue un modèle réplicable pour toutes les affaires.
Bonne journée.

Bonjour,

Merci pour vos réponses très précieuses ! Je vais étudier ça ce week-end à tête reposée, et reviendrai certainement vers vous avec d’autres interrogations :wink:

Bonjour Yyou

Finalement avez vous pu trouver une solution avec problématique qui soit fonctionnelle ou avez vous mis en pratique les solutions proposées ?

Merci d’avance