Bonjour
DOLIBARR me semble simple pour les membres de notre association/fondation. Et aussi pour nos jeunes bénéficiaires qui pourraient ainsi entrer et modifier les données les concernant.
Question: je cherche des utilisations de DOLIBARR dans des contextes similaires et je voudrais pouvoir échanger sur les expériences vécues.
Merci pour votre aide
Roger
Bonjour,
il faudrait être un peu plus précis sur le contexte, mais pour information, j’utilise Dolibarr tant pour ma société que pour la gestion d’une ONG au Cambodge. Si cela peut aider …
Bonjour
Et d’abord un grand merci pour avoir répondu à ma demande.
Je pense que votre expérience est précieuse.
Je voudrais utiliser Dolibarr pour une association toulousaine, petite, qui débute, et le but est d’installer un outil de gestion dès le départ pour grossir (nous avons de l’ambition) avec l’outil adéquat.
Mais le gros projet est d’'utiliser un outil pour gérer un « groupe » formé d’une fondation et association.
Vous pouvez voir le site www.zellidja.com qui est en cours de refonte ces jours-ci.
Nous distribuons des bourses de voyages à des jeunes, et nous manquons d’outils. On utilise Drupal pour le site internet, et Dropbox pour gérer une importante documentation, celle de la gestion des organisations fondation + association, la gestion des bourses, la sélection des boursiers par des jurys, leur suivi et autres
Nous sommes des bénévoles, les dirigeants et les actifs se succèdent (nous avons 85 ans d’existence), il faut donc assurer la pérennité. Notre culture est hétérogène, entre professeurs, artistes, fonctionnaires, et actifs dans le secteur privé, … ce n’est pas facile à gérer, c’est à dire à « imposer » (après coordination) des processus clairs avec des outils simples. On progresse, chaque année on arrive à "sorti les bourses ", on a bien progressé, mais on sent le besoin de meilleurs outils. J’ai été attiré par Dolibarr.
Je suis informaticien, et je n’ai pas de difficulté à comprendre l’outil Dolibarr, mais il est bon de recueillir l’expérience
- fiabilité de l’outil ?
- capacité (on gère deux entités une fondation et une association, la fondation sous l’égide de la fondation de France essaye de récolter des fonds pour les bourses, l’association fait le travail de gestion, des boursiers, de la documentation, … On peut gérer séparément, mais il y a tant de données communes ! (j’ai vu qu’il y avait un module pour gérer deux entités avec Dolibarr), La fondation et association gèrent chaque année 120 boursiers, et les bénévoles fondation et association sont 300 personnes environs
- fonctions essentielles outre celles des fonctions de base que nécessitent toute organisation, la GED, la production de document personnalisés, la gestion d’évenements sont essentiels.
J’arrête là une première description des besoins, mais j’ai plusieurs questions un peu plus précises
- il serait bon que nos boursiers rentrent directement les informations de leur dossier de demande de bourse et de suivi de leur parcours de boursier directement dans Dolibarr. Est-ce possible, c’est une grande ouverture à des utilisateurs externes
- les entités de Dolibarr, peuvent elles organisées en classes, par exemple, si on a des produits appelés documentation Zellidja, puis-je les classer en différentes classes, affiches, prospectus, etc pour ne pas avoir dans la GED des pages et pages de noms de fichiers
- l’idée est d’utiliser la GED Dolibarr pour stocker tous nos documents dans Dropbox. actuellement, tout est structurer pour le mieux dans Dropbox Entreprise, mais ce n’est pas commode du tout car il y a maintenant des milliers de dossiers.
- connaissez vous une utilisation de Dolibarr pour gérer des jurys de sélection (par exemple, chaque membre de jury donne son évaluation sur un dossier, le responsable de jury fait la synthèse et le classement en utilisant Dolibarr. (nous gérons environs 25 ( jurys par an)
- enfin nous avons une documentation importante de notes, régles de fonctionnement, etc, je n’ai pas encore vu comment les gérer sur Dolibarr à moins d’utiliser une entité « fictive ».
- gestion de projet, les documents GED peuvent-ils être attachés à une tache.
Voilà, j’espère qu’avec ces quelques commentaires, vous pourrez me donner quelques retours.
Ou peut-être, si c’est plus commode, rapide, on pourrait se contacter téléphoniquement.
Un grand merci et à bientôt
Roger Béracochéa
Bonjour Roger,
quelques éléments de réponses :
- Fiabilité : j’utilise Dolibarr tant pour la société que pour l’asso depuis 3 ans. je fais des mises à jour avec les versions mineures au minimum étiquetées 4 (10.0.4) par exemple, et je n’ai eu aucun problème. De mémoire, il y avait eu un soucis d’affichage avec des multi-devise, corrigée en 48h.
- Deux entités : Je connais aussi le fonctionnement de fondations sous egide de la FdF. Effectivement il peut y avoir des données communes, mais ce sont deux entités juridiques différentes. Il y a deux solutions à mon avis :
a/ avoir deux instances, ce qui implique de répliquer les données communes
b/ utiliser le module multi-société disponible sur Dolistore. Je n’utilise pas ce module. - La GED : la GED stocke les documents dans Dolibarr et semble accessible par WebDAV. De mon coté, je cherche actuellement une solution pour stocker au même endroit toute la documention société y compris celle de Dolibarr, ce qui veut dire déposer les documents, non au sein du serveur Dolibarr, mais à l’extérieur. (Stockage document dolibarr sur un NAS) Pour le moment je n’ai pas de réponse. Autrement dit Dolibarr ne peut pas stocker sur Dropbox (ou Nextcloud pour ce qui me concerne) les documents. Il faut exporter les fichiers.
- Il faudrait préciser ce que sont des évènements (agenda ou rassemblement de personnes ?)
- je n’ai pas beaucoup de retour sur l’ouverture à l’extérieur, mais la gestion des droits est assez fine et je pense devrait permettre ce que tu souhaites.
- On peut faire des classes de documents. Par exemple, on classe les factures fournisseurs par fournisseur puis par années. Cependant, je trouve que la GED est fonctionnelement « pauvre » comparée à des solutions open-source dont c’est la vocation comme Nextcloud (installable en local) par exemple. Nous avons opté pour cette architecture avec 2 logiciels.
- Gestion de projet. Oui les documents peuvent être attachés à des tâches.
Volà ce que je peux dire, à disposition pour plus ample information si nécessaire.
BVA
Bonjour,
quelques petits retours d’expériences :
-
fiabilité : très fiable et stable avec des possibilités très large si on sait bien le paramétrer et l’utiliser voire faire du développement spécifique si besoin
-
2 entités : je connais le module multi company il fonctionne très bien et est très stable. Maintenant il faut se poser la question de la pertinence de partager un dolibarr pour 2 entités, là c’est à vous de juger.
-
stockage GED en externe, cela existe sur le dolistore pour dropbox ou pour FTP Je pense aussi techniquement faisable de connecter avec NextCloud
Tous les autres éléments me semble faisable mais requièrent un peu de réflexion et une bonne connaissance de l’outil pour le faire comme vous le désirez
p.s. : je n’ai aucun intérêt dans aucun des modules cités ci-dessus
Bonjour
@DELTHAIR64 : pour la GED effectivement on peut répliquer les fichiers. Ce que je cherche à faire, c’est déposer directement sur un autre stockage pour éviter d’avoir en double les fichiers.
Bonjour
Un grand merci pour la réponse. Cela va m’aider.
j’ai encore, mais je débute, et je comprends l’outil, et c’est difficile de faire des bons choix
J’ai vu la GED Dolistore, elle permet d’utiliser la Dropbox.
Mais elle coute 360 Euros et j’ai demandé un prêt pour 15 jours, mais Dolistore ne le fait pas. Je connais bien Dropbox.Et pour le moment il nous satisfait pleinement.
Merci et à bientôt
Roger Béracochéa
Bonjour,
Nous somme une association « groupe entraide mutuelle » Autonome de 2019. Nous utilisons dolibarr depuis 2017.
utilisation :
Gestion adhérent, rappel de cotisation gestion des tutelles par les tiers etc … .
Nous utilisons pas le module compta (pour éviter le problème de compétence en cas de changement de trésorier) , juste module banque avec rapprochement, écriture prévu, virement, etc. .
Le module export, exemple écriture banque (gestion des tag) qui est envoyé au cabine comptable 1 fois par mois car étant finance par ARS nous devons fournier un bilan défini par le cahier des charges.
Le module RH pour les salariés avec gestion prise de CP, Maladie, Charges, payement salaire etc … .
Le module tiers pour nos fournisseurs avec gestion écriture mensuel automatique exemple EDF etc … .
Module gestion de document, pour les factures, documents, etc. (donc disponible pour le cabiné comptable, etc… .
Gestion de profil et groupe, exemple salarier pour les demandes de CP etc … .
À ce jour que du positif et une communauté réactive exemple pour le problème de CP 6 jours semaine
Bonjour
Je vous remercie car cela m’encourage.
J’ai quelques questions et si vous avez le temps, une brève réponse m’interesse
- je n’ai pas réussi à comprendre la différence entre Contact et Adhérent. Un contact peut-il devenir adhérent ? et vice versa ? La distinction est importante, car tous nos interlocuteurs ne sont pas des adhérents, et des adhérents qui quittent l’association peuvent rester « en contact »
- et pour me rassurer, pouvez vous me dire combien de fiches (tiers, projets, etc ) vous gérez, car avant de faire un gros travail je ne voudrais pas me trouver bloqué par des limites de capacité de Dolibarr.
- avez vous une expérience de Dolibarr utilisé en extranet. Nous distribuons des bourses à des jeunes, et il serait bon que les jeunes remplissent leurs dossiers en ligne, ce serait un gros progrès pour nous.
Je vous remercie pour votre aide.
Je vous donne notre site www.zellidja.com. C’est l’ancienne version, une nouvelle va sortir en octobre ou novembre.
Bien cordialement
Roger Béracochéa
Les limites de Dolibarr sont élevées et dépendent aussi de la puissance de serveur mais plusieurs milliers voire dizaines de milliers de contact / adhérent / facture…
Les adhérents ne sont liés que aux tiers et ils peuvent être poussés dans els 2 sens. Un tiers n’est pas obligé d’être adhérent. Un tiers peut aussi avoir plusieurs contact ex: institutionnel, entreprise…
Bonjour,
Question 1 – Adhérent Nous gérons plusieurs types
3 exemples :
Adhérent à l’association (donc avec cotisation), si sous tutelle il est possible de rattacher un tiers car souvent la tutelle nous fait une avance (nous créer une facture avoir) qui se génère en banque. Puis a chaque sortie ou achat pour l’adhérent on génère pas le tiers rattache une facture qui sera déduite de soin avoir.
Sympathisent donateur (donc gestion de don sans CERFA)
Bénévole (pas de cotisation par contre remboursement de frais exemple IK)
Partenaire Etc ,
Pour les contacts.
Nous utilisons dans les tiers pour les personnes qui sont nos contacts pour nos fournisseurs.
Exemple personne responsable facturation, commercial, etc.
exemple : dolibarr est un tiers pour la cotisation annuelle avec un contact déclarer
ou
le nom de la personne qui gère la tutelle.
EDF est un tiers mensualisé sur 12 mois
etc.
Pour les salariés (c’est un compte utilisateur rattache à un groupe qui défini ses droits accès)
Question 2
Pas de limite a ce jour ~ 100 tiers. Avec contact rattache
Question 3
Nous utilisons en extranet pas de problème config ssl, etc.
Espère avoir répondu ta demande
Cordialement
Bruno
Bonjour
J’ai relu votre mail.
Vous pouvez, je pense installer une synchronisation de tous les documents Dolibarr ( et autres dossiers de votre serveur vers un NAS. Sur mon NAS, je synchronise tous les documents de mon association, le NAS contient déjà des applications.
Je m’en sers comme d’une sauvegarde. Vous pouvez choisir selon vos objectifs, une synchronisation un sens ou double sens. Mon NAS est ouvert en permanence, tous les documents de l’association sont ainsi copiés. J’utilise Cloud Sync .Et si vous êtes sous Windows, vous pouvez voir ces dossiers avec l’explorateur Windows; Le NAS a des outils indexation et recherche très intéressants.
Mon dernier point bloquant, pour le moment, est que je ne sais pas comment faire pour ‹ uploader › des documents de plus de 2 GO (giga octets), ce sont des vidéos produites par nos étudiants.
Merci pour les infos.
roger
Note: j’ai une bonne expérience Dropbox (en tant qu’utilisateur, administrateur pour mon asso).Si peux être utile, il suffit de me contacter
Bonjour
Et merci pour ces informations
Depuis mon message, j’ai étudié et pianoté Dolibarr, je pense que je vais en tirer quelque chose.
Ce qui me perturbe un peu, c’est qu’il y a la notion d’utilisateur, de contact, de tiers unipersonne, adhérent (brouillon et validé). Ce qui est perturbant est que un individu, chez moi peut-être à la fois utilisateur, contact et adhérent. Je comprends que pour le fonctionnement de Dolibarr, ce soient des éléments différents, mais si il y a lien, les mêmes infos devraient être synchronisés ( par exemple adresse, identificateur, etc ). C’est un peu perturbant pour moi.
Encore merci
Et bonne continuation
Roger
Bonjour, pour la GED , notre asso utilise une app qui fait le lien entre dolibarr et nextcloud par les webservices, c’est transparent et automatique.
Bonjour
merci @Beracochea et @tipas64 pour ces infos.
Actuellement j’ai une synchronisation qui fonctionne entre Dolibarr et mon NAS (ou Nextcloud), ce qui veut dire que les documents sont stockés à deux endroits. Je souhaitais n’avoir qu’un lieu de stockage sur le NAS qui est sur un autre serveur.
Autrement dit comment modifier le chemin d’accès aux documents de Dolibarr en dehors du serveur applicatif. Il semble que ce ne soit pas possible.
Merci bien.
B
Une solution : faire un montage du répertoire de ton NAS type NFS directement sur le répertoire de dolibarr. C’est donc le même espace qui est utilisé par dolibarr et nextcloud
Bonsoir Tipas64,
Je suis intéressé pour connaitre l’app qui fait le lien entre Nextcoud et Dolibarr que nous utilisons actuellement.
Merci d’avance de votre retour. Ça serai vraiment top pour nous.
Cordialement
Api
