Cotisation d'adherent : date et mode de paiement

Utiliser mon Dolibarr Modules GRC/GRF
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Bonjour,
Je suis en train de de tester Dolibarr pour une association, principalement pour la gestion des adhérents et des cotisations (et, éventuellement, des dons).
J’ai trouvé très intéressant que, pour les cotisations, Dolibarr permette d’enregistrer la date effective du paiement, le mode de paiement (espèces, chèque ou virement), la banque et le numéro du chèque, car ce sont effectivement les données de base que l’on mémorise.
Malheureusement, je constate que ces données ne sont pas restituées, et ne semblent mémorisées nulle part.
Je suis allée voir dans la base de données (phpMyAdmin), et j’ai vu que la structure de la table llx_cotisation est la suivante :
—> rowid —> int(11)
—> tms —> timestamp
—> datec —> datetime
—> fk_adherent —> int(11)
—> dateadh —> datetime
—> datef —> date
—> cotisation —> double
—> fk_bank —> int(11)
—> note —> text
Je constate que cette structure est conforme à celle qui est décrite à l’adresse suivante :
https://wiki.dolibarr.org/index.php/Table_llx_cotisation

Mais alors, le mode de paiement, la date du paiement etc., où sont-ils stockés ?

J’ai alors pensé que, bien que ce ne soit pas idéal, je pourrais peut-être créer moi-même, dans la table des cotisations les champs dont j’ai besoin.
Mais, hélas, je peux en créer dans la table des adhérents, mais cela ne semble pas possible dans la table des cotisations.
Ainsi, j’ai pu créer le champs « agecapit » (l’âge du capitaine) selon la procédure suivante :
Accueil > Configuration > Modules > Adhérents > Configuration (boîte à outils) > « Attributs supplémentaires (adhérents) »
Alors, dans phpMyAdmin, j’ai vu que ce champs se retrouvait dans la table llx_adherents_extrafields.
Mais je ne vois pas de table llx_cotisation_extrafields.

Quoi qu’il en soit je ne trouve pas normal de devoir bidouiller (mettre des attributs supplémentaires) pour mettre en oeuvre une fonctionnalité aussi basique (qui, de plus, est bien prévue dans le formulaire de saisie initial).
Donc, quelqu’un pourrait-il me renseigner :
- s’agit-il d’un bug de Dolibarr ?
- s’agit-il de quelque chose que je comprendrais mal ?

Ma version Dolibarr : 3.5.5
Merci d’avance si vous pouvez m’aider.

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Salut Alchimichelle69,

Il s’agit effectivement d’une incompréhension de ta part: toute les données saisies sont bien sauvegardées quelque part (heureusement!)

Mais à l’inverse d’un fichier « à plat » ou d’un registre papier, les données peuevnt être stockées à différents endroits, tout en ayant un lien entre elles.

Exemple:

Je veux stocker la couleur préférée de mes adhérents.
J’ai une table adhérent:
Michel 1
José 1
Philippe 2
Martine 1
Véronique 2

Et une table couleur:
1 bleu
2 rose

Le lien entre les deux tables est facile: tous ceux qui ont 1 aiment le bleu, ceux qui ont 2 aiment le rose.

Et bien dans ton cas c’est pareil: les données sont stockées dans différentes tables, ayant un ou plusieurs champs communs et permettant aux programmes de faire le lien (et donc d’enregistrer les formulaires ou de restituer l’information correctement)

Du coup, une simple question: quel est ton besoin ? Et pourquoi aller farfouiller dans les tables avec phpmyadmin ?
(Les rares cas où on le fait concernent des besoins très spécifiques, ou des impératifs de « dialogue » avec une application tiers)

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Merci Arre, pour ta réponse.
Mon besoin, c’est que, une fois que j’ai enregistré la cotisation d’un adhérent, avec la date effective de paiement, le mode de règlement (espèces, chèque, virement etc), le numéro du chèque et la banque, je voudrais bien pouvoir retrouver ces informations quand je retourne voir la fiche correspondante (ou quand, ultérieurement, je veux requêter).
Or ce n’est pas le cas.
Voilà pourquoi je suis allée farfouiller dans les tables avant de m’adresser au forum.
C’est là que, sauf erreur de ma part, j’ai constaté que les infos qui ne me sont pas restituées, semblent ne pas être prévues dans la table llx_cotisation.
Pour le moment, ma question reste donc non élucidée.
Mais merci quand même de t’être penché dessus.

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Bonjour @alchimelle69,

Ce que veut dire @Arre, c’est que dans la table llx_cotisation, se trouve le champ fk_bank qui fait le lien avec la table llx_bank qui contient les informations que vous cherchez. Les champs commençant par fk_ servent à faire le lien avec les autres tables.

Bonne journée,
Alex

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Merci Alex pour votre réponse.
Je précise que, ayant développé/maintenu d’assez nombreuses bases de données depuis la fin des années 80, j’ai gardé le réflexe d’aller voir « sous le capot » (et dans la doc si elle existe) avant de demander de l’aide (« Aide-toi et le ciel t’aidera »).
Mais :
- si le règlement de cotisation-adhérent se fait en espèces, à quoi sert la fk vers llx_bank ?
- dans le cas du paiement d’une cotisation-adhérent par un chèque bancaire dont j’ai saisi tous les détails (mode de règlement, numéro de chèque etc.), pourquoi ces attributs ne me sont-ils pas restitués lorsque je retourne sur la fiche-cotisation ?
Merci pour votre aide.

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@Archimelle69

Pour les questions :

- Si le règlement est en espèce, les champs correspondant ne contiendront pas d’information comme le numéro de chèque, etc. Les champs peuvent être nuls.

- Je n’ai pas le module adhérents sous la main mais Dolibarr est constitué de fiches auxquelles se rattachent d’autres fiches notamment celles de paiement. Un paiement d’une cotisation pouvant être fait en plusieurs fois et de différentes manières, il suffit pour obtenir les informations correspondantes de cliquer sur le paiement à droite de la fiche.

Espérant vous avoir aidé.
Bonne journée,

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Merci Alex,
Vous m’avez fait avancer dans ma recherche: Je crois que dans la prochaine étape, je vous enverrai des copies d’écran :

  1. ce que j’ai saisi,
  2. ce qui m’est restitué quand je rouvre la fiche-cotisation après l’avoir enregistrée et quittée.
    D’ailleurs, pour simplifier, et ne pas nous égarer, nous pouvons même faire abstraction du lien avec la banque:
    En effet, si je saisis seulement la date effective du paiement de la cotisation, ainsi que le mode de paiement (par exemple, en espèces ou par virement), cela semble n’être enregistré nulle part.
    Perso, je trouve de plus en plus, que ça ressemble à un bug.
    Mais, maintenant, je vais être privée d’ordi pendant pratiquement 15 jours.
    Donc je reviendrai vous embêter plus tard.
    A bientôt et merci.
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Bonsoir,

Pour aider :
On trouve ici : https://wiki.dolibarr.org/index.php/Category:Table_SQL la description des tables avec les liens.
On y voir notamment, que la table llx_bank contient un lien fk_account qui fait le lien avec la table llx_account qui contient tous les comptes de trésorerie (pas seulement les comptes bancaires.)

D’autre part, en partant de la fiche adhérent , onglet Adhésions/cotisations, on trouve la référence de l’adhésion/cotisation. il suffit alors de cliquer sur la référence pour avoir le détail de la cotisation et un click sur le numéro de l’écriture affiche le détail de l’opération de trésorerie.

En espérant avoir aidé.

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Bonsoir,
Merci à vous tous pour vos réponses.
Comme promis, me revoilà car, malheureusement, mon problème reste entier.
Cette fois, donc, je joins une série de 6 copies d’écran pour essayer de mieux me faire comprendre.
On peut y voir que j’ai saisi la cotisation d’un adhérent en précisant :
- la date de paiement (01-09-2016)
- le mode de paiement (chèque)
- le numéro du chèque (1234567)
- la banque (LCL)
On peut y voir aussi que ces éléments de ma saisie ne se retrouvent nulle part (ou alors où donc ? )

(Accessoirement, j’ai découvert que le clic sur le bouton « Supprimer » est sans effet pour supprimer une ligne de cotisation, mais nous pourrons reparler de ce problème plus tard).

Merci d’avance à qui peut m’aider.

Pièces jointes :

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Bonjour,

Sur votre page 3, si vous ne créez pas de transaction bancaire à la place de « Aucun » lors de la création d’une adhésion, forcément, il ne se passe rien et vos informations ne sont pas enregistrées…

Un peu plus de détail sur la problème du bouton supprimer m’intéresse.

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Bonjour Alex,
Si, comme « Action complémentaire à l’enregistrement », je choisis autre chose que « Aucun », alors je n’arrive pas à enregistrer la cotisation (autrement dit, quand je clique sur le bouton d’enregistrement, alors rien ne se passe ; l’écran reste inchangé ; si je finis par quitter cet écran, je vois que, en effet, la cotisation n’a pas été enregistrée).
Si je choisis « Aucun », alors, la cotisation peut s’enregistrer correctement quant au montant et à la période couverte, mais les informations telles que [date de paiement ; mode de règlement etc.] ont disparu.
On dirait que la partie inférieure de l’écran n’est qu’une maquette, prise en charge par aucun traitement.
Pour le bouton « Supprimer », je ne sais que dire de plus : je clique dessus, et rien ne se passe. Ensuite, quand je change d’onglet, je constate que, en effet, rien n’a été supprimé.

En PJ, je mets mes manipulations d’aujourd’hui, mais cela n’apporte pas vraiment de compléments d’informations.

Après ces tests décevants, je pense me tourner vers un autre système que Dolibarr puisqu’il me semble buggé sur les seules fonctionnalités qui m’intéressent. Pour le moment, j’utilise LibreOffice-Base. C’est rustique, mais, au moins j’organise mes données (très peu complexes) comme je veux, et quand j’enregistre des infos, elles ne disparaissent pas dans un « trou noir ». L’inconvénient de LibreOffice-Base, c’est que je ne peux pas le partager avec d’autres utilisateurs.

Merci pour avoir essayé de m’aider.

Pièces jointes :

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Bonjour,

Cela boucle car vous ne définissez pas de compte bancaire pour la transaction. (Voir page 4). Il faut un compte bancaire existant dans le module banque pour que la transaction soit inscrite dans le compte bancaire correspondant sinon…

Dolibarr fonctionne bien pour les associations, il faut juste regarder ce qui se trouve à l’écran.

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Et si l’adhérent paye en espèces ou par virement etc. ?
En fait, je ne demande pas que la transaction soit inscrite dans un compte bancaire. Je veux seulement préciser de quelle façon l’adhérent a payé. Cela me serait plus utile que le champ « Date fin adhésion ».

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Vous utilisez Dolibarr a moitié ! Si vous voulez les informations bancaires, il faut le module banque activé et la caisse est aussi un compte bancaire accessoirement, c’est juste un parametrage dans le module banque et comme cela vous suivez toute vos flux de trésorerie (esp, vir, prlvt)

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Bonsoir Alex,
En effet, j’essaie d’utiliser Dolibarr pour répondre à mon besoin, et je voudrais bien ne pas avoir à en faire plus.
Mais, d’accord, je joue le jeu, et, merci pour l’info, je crée 2 comptes financiers :
- le 530 pour la caisse espèces,
- le 512 pour le compte courant bancaire.
J’aurai aussi besoin du 513 pour le compte sur livret, mais on verra plus tard.

Alors, si je saisis le versement d’une cotisation par chèque ou en espèces, je peux, effectivement retrouver les caractéristiques du versement (date de paiement, mode de règlement etc.).
Mais je trouve que ce n’est tout de même pas très pratique :

- Ces infos complémentaires ne se retrouvent pas si je fais afficher la « fiche-cotisation » concernée : je suis obligée de cliquer sur la toute petite icône « ShowTansaction » pour voir les infos telles que date de paiement, mode de règlement etc.
Et si je « show la transaction », alors, je ne vois plus les autres caractéristiques du paiement.
Je trouve que la présentation de l’écran de création d’une « fiche-cotisation » devrait se retrouver pour les écrans de visualisation ou de modification.

- Il m’est impossible de supprimer une cotisation à partir du module adhérent, comme je l’ai décrit précédemment.
Il m’est cependant possible de procéder à cette suppression à partir du module « Banque/Caisse » (ce qui n’est pas très pratique ! )
Mais alors, ma cotisation n’est pas supprimée dans le module Adhérents, si bien que, lorsque, après l’avoir fait afficher, je clique sur l’icône « ShowTansaction », bien sûr le système n’est pas content, et m’affiche une belle page d’erreur !
En allant voir directement dans la base de données (via phpMyAdmin), je constate que la ligne a bien été supprimée de llx_bank, mais pas de llx_cotisation.

Je sens que je vais avoir du mal à « vendre » Dolibarr à mes collègues de mon association.
Affaire à suivre.
Merci pour votre patience.

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Bonjour,

Plusieurs choses m’étonnent. Déjà dans vos PDF je vois Dolibarr 3.5.5. C’est une installation existante ? Cette version date du 3/10/2014, soit presque deux ans. Il y a eu une 3.5.6 derrière avec peut-être des corrections de bugs.

> Il m’est impossible de supprimer une cotisation à partir du module adhérent,
Sur une 3.9 ou une 4.0 je n’ai pas de soucis de ce genre. De plus l’écriture associée sur le compte bancaire est bien supprimée.

La question de la version de Dolibarr utilisée reste à éclaircir histoire de partir sur de bonnes bases.